使い方ガイド

Doula Diary をご利用いただくための初期設定をご案内します。

アカウントを作成する

1. トップページ右上の「初月無料で始める」ボタンをクリックします
2. メールアドレスとパスワードを入力します
3. 登録メールアドレスに確認メールが届きます。メール内のリンクをクリックして認証を完了してください
4. 認証後、自動的にダッシュボードに遷移します

ログイン・ログアウト

ログイン: トップページ右上の「ログイン」ボタンから、登録時のメールアドレスとパスワードでログインできます。

ログアウト: 画面右上のアカウントアイコンをクリックし、メニューから「ログアウト」を選択します。

パスワードを忘れた場合

ログイン画面の「パスワードをお忘れの方」リンクから、登録メールアドレスを入力するとパスワードリセット用のメールが届きます。

初回ログイン後におすすめの順番

1. プロフィールを設定する(屋号、住所、連絡先など)
2. 料金設定を入力する(基本時給、キャンセル料、振込先など)
3. 最初の利用者を登録する
4. 訪問予定を入れる
5. サポート完了後、記録を作成する

利用開始時にプロフィールと料金設定を済ませておくと、サポート記録の作成や請求書の発行がスムーズになります。

プロフィールを設定する

1. 画面右上のアカウントアイコンをクリック
2. 「プロフィール編集」を選択
3. 以下の項目を入力します:
   • 氏名 / 屋号: 請求書に記載される名前です
   • 住所・電話番号: 請求書のフッターに記載されます
   • ホームページURL: お持ちの方は登録できます
   • 銀行口座情報: 振込先として請求書に記載されます(暗号化して安全に保管されます)
4. 「保存」をクリック

料金を設定する

利用者ごとに料金を都度入力する手間を省くため、基本となる料金体系をあらかじめ設定しておきます。

1. アカウントアイコン → 「料金設定」を選択
2. 以下の項目を入力します:
   • 基本時給: 標準的なサポート時給(税込)
   • 延長料金: 通常時間を超えた分の料金(10分単位 ◯円 など)
   • 最低保証時間: サポート1回あたりの最低料金時間(例: 60分から)
   • 交通費: 実費精算 / 固定額 / 遠方加算
   • キャンセル料: キャンセル受付の締切時刻と請求する時間数
   • 支払い方法: 銀行振込 / 現金 / 電子決済など、対応する方法を選択
   • カスタムサービス: 通常のサポート以外の追加メニュー(任意)
3. 「保存」をクリック

💡 利用者ごとに料金設定を上書きすることもできます。例えば「Aさんだけ特別料金」というケースに対応できます。

ご利用者様(クライアント)の情報を登録します。基本情報、ご家族構成、サポート関連の情報、メモなどを一元管理できます。

新規登録する

1. サイドメニュー(またはモバイル下部メニュー)の「利用者」をクリック
2. 右上の「新規登録」ボタンをクリック
3. 必要な情報を入力します:
   • 基本情報: お名前、フリガナ、連絡先、住所
   • お子さま情報: 出産予定日、出産日、ご家族構成
   • ステータス: 問い合わせ中 / 検討中 / お断り / サポート中 / 終了
   • 契約情報: 契約タイプ(時間給 / 週N回 / 特約)、料金、支払い方法など
   • メモ: 自由記述で配慮事項や特記事項を記録
4. 「登録する」をクリック

ステータスを使い分ける

利用者の状況に応じてステータスを変更することで、現在進行中の方と過去のお客様を整理できます。

• 問い合わせ中: 初回問い合わせを受けた段階
• 検討中: ご返信して、ご利用を検討中
• お断り: 契約に至らなかった方(理由も記録できます)
• サポート中: 契約締結後、実際にサポートを提供中
• 終了: サポート期間が終了した方

情報を編集・削除する

利用者一覧から該当の方をクリックして詳細画面を開き、「編集」ボタンから情報を変更できます。削除した場合はゴミ箱に30日間保管され、必要に応じて復元できます。

ご利用者様の訪問予定をカレンダー上で管理できます。1回ごとの単発予定だけでなく、定期的な訪問予定もまとめて登録できます。

カレンダー / リスト表示の切り替え

訪問予定画面では、上部のタブで カレンダー表示 と リスト表示 を切り替えられます。月単位でパッと予定を見たいときはカレンダー、近日の予定を一覧で見たいときはリストが便利です。

単発の訪問予定を追加する

1. 訪問予定画面の右上「新規追加」をクリック
2. 「単発予定」タブを選択
3. 以下を入力:
   • 利用者を選択
   • 日付・時刻(時間未定の場合は「時刻未定」をチェック)
   • メモ(任意)
4. 「保存」をクリック

定期予定を一括登録する

「毎週月曜と木曜の10時から」というような定期パターンを一度に登録できます。

1. 新規追加画面で「定期予定」タブを選択
2. 以下を入力:
   • 利用者を選択
   • 開始日と終了日(またはN週間)
   • 曜日(月〜日、複数選択可)
   • 時刻
3. 「一括登録」をクリック

💡 一括登録した予定も、後から個別に編集・削除できます。

訪問予定の編集・キャンセル

カレンダーやリストから該当の予定をクリックすると、詳細画面が開きます。日時の変更や、キャンセル処理ができます。キャンセルした場合は「キャンセル料を計上する」セクションをご覧ください。

サポートを実施した後、その内容と料金を記録します。料金は設定した時給と実際の時間から自動計算されます。

新規記録を作成する

1. 訪問予定のカレンダーまたはリストから、対象の予定をクリック
2. 詳細画面の「サポート記録を作成」をクリック
3. 以下を入力:
   • 実際の開始・終了時刻: 予定と違う場合は修正できます
   • サポート内容: 業務内容のメモ(自由記述)
   • 追加サービス: 設定済みのカスタムサービスから選択(任意)
   • 交通費: 実費の場合は金額を入力
4. 料金が自動計算されます。内訳を確認
5. 「保存」をクリック

料金の自動計算について

料金は以下のルールで自動的に計算されます:

• 基本料金: 時給 × サポート時間
• 延長料金: 通常時間を超えた分は別途加算
• 最低保証時間: 設定した最低時間に満たない場合は、最低時間分が請求対象
• 追加サービス: カスタムサービスを選択すると、設定した料金が加算
• 交通費: 入力した金額が合計に加算

💡 料金は手動で上書きすることも可能です。「料金を手動で調整」をクリックして、特別な計算が必要な場合に対応できます。

支払い状況を管理する

サポート記録ごとに「未払い / 支払い済み」のステータスを管理できます。お客様から料金を受け取った時点で「支払い済み」に変更すると、収支管理にも反映されます。

サポート記録から、すぐに請求書PDFを生成できます。屋号、住所、振込先などのプロフィール情報が自動で反映されます。

請求書を生成する

1. サポート記録の詳細画面を開く
2. 「PDFをダウンロード」ボタンをクリック
3. PDFが自動生成され、ダウンロードされます

請求書に表示される内容

• ヘッダー: 屋号(または氏名)、サービス提供日
• 宛名: ご利用者様のお名前
• 明細: サポート内容、時間、料金内訳
• 合計金額: 税込の合計
• フッター: 住所、電話番号、振込先(銀行口座情報)

請求書をお客様に共有する

ダウンロードしたPDFは、以下の方法でお客様にお渡しできます:

• 印刷して当日お渡し: 直接お会いするタイミングで紙でお渡し
• メール添付: メールに添付して送信
• LINEで送信: LINEのトーク画面でファイルとして送信

💡 PDFはダウンロード後、お手元のデバイスに保存されます。Doula Diary 上にも記録として残るので、再ダウンロードもいつでも可能です。

月別の収入推移をグラフで可視化し、確定収入・見込み収入・未払い件数を一目で確認できます。

収支タブを開く

1. サイドメニュー(またはモバイル下部メニュー)の「収支」をクリック
2. 当月の収入サマリと、過去12ヶ月の推移グラフが表示されます

表示される情報

• 当月の確定収入: 「支払い済み」になっているサポート記録の合計
• 当月の見込み収入: 「未払い」のサポート記録の合計(まだ受け取っていない料金)
• 未払い件数: 入金待ちの件数
• 月別推移グラフ: 過去12ヶ月の収入の流れ

過去の月の収支を見る

年月を選択することで、過去の任意の月の収支を確認できます。確定申告の準備や、過去の業績の振り返りに便利です。

💡 「未払い」のサポート記録は支払いを受けたタイミングで「支払い済み」に変更すると、収支に正確に反映されます。

契約書、領収書、行政補助関連の書類などを、ご利用者様ごとに保管できます。スマホで撮影した書類の写真もアップロード可能です。

書類をアップロードする

1. ご利用者様の詳細画面を開く
2. 「書類」タブを選択
3. 「アップロード」ボタンをクリック
4. ファイルを選択(写真の場合はカメラから直接撮影も可能)
5. 書類のタイトルとカテゴリ(契約書 / 領収書 / 自治体補助 / その他)を入力
6. 「保存」をクリック

対応ファイル形式

• 画像: JPG, PNG, HEIC
• PDF
• 1ファイルあたりの最大サイズ: 10MB

書類をダウンロード・削除する

アップロードした書類は、書類一覧から「ダウンロード」または「削除」ができます。削除した書類はゴミ箱に30日間保管され、復元可能です。

💡 自治体補助の申請に使う書類など、後で取り出す必要があるものを保管しておくと便利です。

業務中の気づきや、お客様ごとの引き継ぎ事項を、いつでも書き留められます。メモは特定の利用者と紐付けることもできます。

メモを作成する

1. サイドメニューの「メモ」をクリック
2. 「新規作成」ボタンをクリック
3. 本文を入力(自由記述)
4. 必要に応じて利用者を紐付け
5. 「保存」をクリック

メモの使い分け例

• 利用者紐付けあり: 「Aさんは紅茶アレルギー」「Bさんのご主人と話した内容」など、特定のお客様に関する情報
• 利用者紐付けなし: 「次回研修のアイデア」「業務改善のメモ」など、自分自身のためのメモ

利用者の詳細画面からメモを見る

ご利用者様の詳細画面の「メモ」タブから、その方に紐付けられたメモだけを表示できます。お客様ごとの引き継ぎ情報の確認に便利です。

💡 メモは編集・削除も可能です。古くなった情報は適宜整理しましょう。

訪問予定がキャンセルになった場合、設定したキャンセルポリシーに従って料金を計上できます。

キャンセル料のルールを事前設定

「料金設定」画面で、キャンセル料の条件を以下のように設定しておきます:

• 締切時刻: 「前日◯時まではキャンセル無料」など
• キャンセル料の時間数: 締切を過ぎたキャンセル時に請求する時間数(例: 1時間分)

訪問予定をキャンセル処理する

1. カレンダーまたはリストから、キャンセルされた予定をクリック
2. 詳細画面の「キャンセル」ボタンをクリック
3. キャンセル時刻を入力(設定済みのルールに基づいて、自動的にキャンセル料の有無が判定されます)
4. 「キャンセル料を計上する」が表示された場合、確認して保存
5. サポート記録としてキャンセル料が記録されます

💡 キャンセル料も通常のサポート記録と同様に、請求書PDF発行や収支管理に反映されます。

ご利用者様の情報、サポート記録、メモなどをCSVファイルとしてエクスポートできます。万が一に備えて、定期的にバックアップを取ることをおすすめします。

バックアップを実行する

1. 画面右上のアカウントアイコンをクリック
2. 「データバックアップ」を選択
3. バックアップしたい項目を選択:
   • 利用者一覧
   • サポート記録
   • 訪問予定
   • メモ
4. 「ダウンロード」をクリック
5. CSVファイルがダウンロードされます

CSVファイルの活用

ダウンロードしたCSVは、以下の用途で活用できます:

• 確定申告の準備: 年間の収入記録をExcelで集計
• バックアップ: 念のため別の場所に保管
• データ分析: 月別の業務時間や売上の推移を分析

💡 推奨頻度: 月に1回程度。確定申告の時期(2月〜3月)には必ずバックアップを取りましょう。

新規のご利用希望のお問い合わせをいただいた際、必要な情報をヒアリングするための「返信テンプレート」を保存しておけます。毎回ゼロから書く手間が省け、聞き漏れも防げます。

テンプレートを編集する

1. 画面右上のアカウントアイコンをクリック
2. 「お問い合わせ返信テンプレート」を選択
3. 「編集」ボタンをクリック
4. 本文を編集(初期値が用意されているので、必要に応じてカスタマイズ)
5. 「保存」をクリック

初期のテンプレート内容

初期値として、以下の項目をヒアリングするテンプレートが用意されています:

• 出産予定日(または出産日)
• ごきょうだいの有無・人数
• 最寄駅
• サポート希望日 / 頻度
• サポート希望内容

テンプレートを使う

「コピー」ボタンをクリックすると、テンプレート全文がクリップボードにコピーされます。お問い合わせをいただいたメールやLINEに、そのまま貼り付けてお使いください。

💡 ご自身の業務スタイルに合わせて、テンプレートをカスタマイズすると便利です。「初期値に戻す」ボタンでデフォルトに戻すこともできます。

削除した情報はゴミ箱に30日間保管され、必要に応じて復元できます。30日経過後は自動的に完全削除されます。

ゴミ箱を開く

1. 画面右上のアカウントアイコンをクリック
2. 「ゴミ箱」を選択
3. 削除された情報の一覧が表示されます

復元できる情報

• 利用者情報
• 訪問予定
• サポート記録
• メモ
• 書類

復元する

1. ゴミ箱内の復元したい項目の右側「復元」ボタンをクリック
2. 確認ダイアログで「復元する」をクリック
3. 元の場所に復元されます

完全に削除する

30日を待たずに完全削除したい場合は、「完全に削除」ボタンから削除できます。一度完全削除すると復元できないのでご注意ください。

💡 30日経過した情報は自動的に完全削除されます。残しておきたい情報は、30日以内に復元するか、念のためバックアップを取っておきましょう。

Doula Diary は、PC・スマートフォン・タブレットのどれからでも同じアカウントで使えます。アプリのインストールは不要で、ブラウザだけで動作します。

同じアカウントで複数の端末から使う

自宅のPCで作成した記録は、外出先のスマホからも見られます。逆も同様です。データは自動的に同期されます。

1. 使いたい端末のブラウザで doula-diary.com にアクセス
2. 「ログイン」をクリックし、登録済みのメールアドレスとパスワードでログイン
3. 同じデータが全端末で見られます

スマホのホーム画面に追加する(iPhone)

1. Safari で doula-diary.com を開く
2. 画面下部中央の「共有」アイコン(四角に上矢印)をタップ
3. メニューを下にスクロールし「ホーム画面に追加」をタップ
4. 「追加」をタップ
5. ホーム画面に Doula Diary のアイコンが表示されます。タップするとアプリのように起動します

スマホのホーム画面に追加する(Android)

1. Chrome で doula-diary.com を開く
2. 画面右上の「︙」(縦三点メニュー)をタップ
3. 「ホーム画面に追加」を選択
4. 「追加」をタップ
5. ホーム画面に Doula Diary のアイコンが表示されます

PCのデスクトップにショートカットを追加する

ブラウザのブックマーク機能で、Doula Diary をブックマークしておくと、いつでもすぐにアクセスできます。

• Chrome / Edge: アドレスバー右側の星マークをクリックしてブックマーク
• Safari: メニューの「ブックマーク」→「ブックマークに追加」

💡 ホーム画面に追加すると、アプリのように全画面で表示され、より快適にお使いいただけます。

Doula Diary はいつでも解約できます。解約手続きの方法をご案内します。

解約する

1. 画面右上のアカウントアイコンをクリック
2. 「お支払い・ご契約」を選択
3. 「サブスクリプションを解約する」ボタンをクリック
4. Paddle の解約フローに遷移します。画面の指示に従って手続きを完了してください

解約後のサービス利用について

• 解約後も、課金期間の末日まで通常通りサービスをご利用いただけます
• 月の途中で解約された場合、その月の終わりまで使えます(返金はありません)
• 無料トライアル期間中の解約であれば、料金は一切発生しません

解約後のデータ保管

解約後、利用者のデータは30日間保持されます。この期間内であれば、再度ログインしてデータをエクスポートしたり、サービスを再開することができます。30日経過後にデータは完全に削除されます。

💡 解約前に、念のためデータをCSVでバックアップしておくことをおすすめします。「データをバックアップする」セクションをご参照ください。

よくあるトラブルとその対処方法をご紹介します。解決しない場合は困ったときはのセクションから、お気軽にお問い合わせください。

ログインできない

• メールアドレスが間違っている: 登録時のメールアドレスを確認してください
• パスワードを忘れた: ログイン画面の「パスワードをお忘れの方」リンクから再設定できます
• アカウントを作った覚えがない: ご利用希望の場合は、新規でアカウント作成をお願いします

登録の確認メールが届かない

• 迷惑メールフォルダを確認: 自動送信メールは迷惑メールに振り分けられることがあります
• メールアドレスの再確認: 入力時に誤りがなかったか確認してください
• キャリアメールの場合: ドコモ・au・ソフトバンクのメールアドレスは、PCからのメールがブロックされていることがあります。Gmail などのフリーメールアドレスでの登録をおすすめします
• 数分待つ: 場合によってはメールの到着まで時間がかかることがあります

パスワードリセットメールが届かない

登録の確認メールが届かない場合と同じ対処方法をお試しください。それでも届かない場合は、お問い合わせください。

データが表示されない・消えた

• ブラウザの更新: ページの再読み込み(F5キーまたはCmd+R)をお試しください
• 別のブラウザで試す: 別のブラウザ(Chrome / Safari / Edge)でも同じ症状か確認
• ゴミ箱を確認: 誤って削除した可能性があれば、ゴミ箱から復元できます(30日以内)
• ログアウトして再ログイン: 一度ログアウトしてから再度ログインしてみてください

PDFが文字化けする

• 最新版のブラウザを使う: 古いブラウザではPDFが正しく表示されないことがあります
• PDFビューアで開く: ブラウザではなく、Adobe Acrobat Reader などの専用ソフトで開いてみてください
• 再ダウンロード: 一度ダウンロードしたPDFをもう一度ダウンロードしてみてください

料金が二重請求された

決済処理は Paddle が行っています。二重請求の疑いがある場合は、お問い合わせいただければ確認のうえご返金等の対応をいたします。

画面の表示が崩れる

• ブラウザの更新: 最新版のブラウザをご利用ください
• ズーム倍率の確認: ブラウザの表示倍率を100%に戻してみてください
• キャッシュのクリア: ブラウザのキャッシュをクリアして再度アクセス

💡 上記で解決しない場合は、エラーが起きた画面のスクリーンショットをお問い合わせフォームに添付していただくと、よりスムーズに対応できます。

ご利用者様の大切な個人情報を扱うため、Doula Diary では複数のセキュリティ対策を実施しています。

データはどこに保管されているか

• 主要なデータは、日本国内のサーバー(Asia-Pacificリージョン)に保管されています
• SOC2 Type 2 認証取得済みのインフラ(Supabase / Cloudflare R2)を利用
• 通信はすべて暗号化(HTTPS / TLS)

個人情報の保護

• データベースの暗号化: 保存されたデータは AES-256 で暗号化されます
• 銀行口座などの機微情報: より強力な AES-256-GCM で個別に暗号化し、復号鍵は物理的に分離して管理
• パスワード: ハッシュ化して保存(運営者も内容を見ることはできません)
• クレジットカード情報: 運営側では保管せず、決済代行の Paddle が直接管理

他のドゥーラに自分の情報が見られることはあるか

ありません。Row Level Security という仕組みにより、ご自身のアカウントのデータはご自身しかアクセスできません。他のドゥーラさん、運営者を含め、第三者がご自身の利用者情報を閲覧することはできません。

退会したらデータはどうなるか

• 退会後、データは30日間保持されます(復元できる期間)
• 30日経過後、データは完全に削除されます
• 課金関連の記録は税法等の関連法令に基づき、別途定められた期間保持される場合があります

もし情報漏えいなどが発生した場合

万が一、個人情報の漏えい等の事案が発生した場合、影響を受ける利用者様には速やかにご連絡し、原因の究明と再発防止策を実施します。詳細はプライバシーポリシーをご確認ください。

💡 さらに詳しい情報については、プライバシーポリシーと利用規約もご確認ください。

このページに記載がない疑問や、操作中に困ったことがあれば、お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ方法

• メール: support@doula-diary.com 宛にお送りください
• お問い合わせフォーム: こちらのページからお送りいただけます

返信について

• 営業時間: 平日10時〜17時
• 原則2営業日以内に返信いたします
• 休業日(土日祝日)に頂いたお問い合わせは、翌営業日以降に対応します

お問い合わせの前にお試しいただきたいこと

1. このページの「よくあるエラー・トラブル」に当てはまる症状がないか確認
2. ブラウザの再読み込み・再ログインを試す
3. 別のブラウザや端末で同じ症状が起きるか確認

お問い合わせ時にお伝えいただきたいこと

スムーズに対応するために、以下の情報をいただけると助かります:

• 登録メールアドレス
• 困っている内容(できるだけ具体的に)
• エラーが起きた画面のスクリーンショット(あれば)
• ご利用の端末・ブラウザ(例: iPhone Safari、Windows Chrome など)

決済・課金についてのお問い合わせ

決済処理は Paddle が行っています。返金・課金エラーなどの決済に関するご相談は、Paddle のサポート(https://www.paddle.com/support)または support@doula-diary.com までご連絡ください。

💡 ご意見・ご要望もお気軽にお寄せください。皆様の声をもとに、Doula Diary をより良いサービスに育てていきたいと考えています。